Bewerbungsunterlagen
Die konkrete Zusammenstellung von einer schriftlichen Bewerbung variiert zwischen der Art der Arbeitsstelle, der Bewerbungsmethode und der regionalen Gepflogenheiten.
Ziel ist es, den Eindruck zu vermitteln, dass Sie eine gute Wahl für die angebotene Stelle sind, damit Sie zu einem persönlichen Gespräch eingeladen werden.
Für eine optimaleGestaltung von Bewerbungsunterlagen empfiehlt sich immer sich gut über die jeweiligen Unternehmen zu informieren (z.B. Namen der Entscheidungsträger) und sich selbst schlussendlich treu zu bleiben (Prinzip der Authentizität).
Gibt es eine schriftlich formulierte Vorgabe für die Bewerbungsunterlagen, ist diese exakt einzuhalten.
Überlegen Sie sich ein passendes Layout für Ihre Bewerbung. Das Layout soll vor allem zu der Berufsart passen. Auch hier wirkt eine einfache Gestaltung oft besser als eine überladene. Wichtig ist, dass alle Seiten das gleiche Layout aufweisen. Sie zeigen damit, dass Sie ein Mensch mit einer Linie sind.
Vermeiden Sie alle Ausführungen und Formulierungen die
• zu lange,
• nicht systematisch gegliedert,
• zu ausschweifend formuliert,
• nicht "leicht" zu lesen sind (Schriftart!) oder nicht sauber geschrieben,
• optisch nicht ansprechend sind oder
• Tipp- oder sonstige Fehler enthält.
Deckblatt
Die Hauptfunktion des Deckblattes ist es, einen Akzent zu setzen:
- ein bestimmtes Detail der Bewerbung hervor zu heben (Details der Persönlichkeit wie Name und Foto)
- einen Gegensatz zu bilden.
Die Verwendung eines Deckblattes ist keine Bedingung, es soll nur den Eindruck steigern. Bei bestimmten Funktionen kann es sogar eher störend wirken.
Anschreiben/Bewerbungsschreiben
Verfassen Sie das Anschreiben in Form eines Geschäftsbriefes und achten Sie auf folgende Punkte:
• sauberes Schriftbild: geschrieben am Computer oder mit der Schreibmaschine, handschriftliche Fassung nur auf Verlangen
• übersichtliche Gestaltung
• klare, sachliche und zugleich gewinnende Ausdrucksweise
• Fehlerlosigkeit in Grammatik und Rechtschreibung
Sie müssen Ihre schriftliche Bewerbung so gestalten, dass es möglich ist, sozusagen mit einem Blick alles Wichtige zu erfassen (Prinzip KISS - keep it short and simple).
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Briefkopf: |
Absender: Titel, Name, Adresse, Telefonnummer, Datum |
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Betreff: |
Hier beziehen Sie sich auf die Stelle, für die Sie sich bewerben, bzw. das Inserat (Kennnummer) |
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Anrede: |
Sehr geehrte Frau ..., Sehr geehrter Herr ..., Sehr geehrte Damen und Herren!(Versuchen Sie zuvor Ihre Ansprechperson zu ermitteln) |
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3 Absätze |
1.Absatz: Interesse wecken, Aufmerksamkeit erregen und an eine Ausschreibung anknüpfen, falls vorhanden 2.Absatz: Argumente für sich als der geeignetste Bewerber liefern 3.Absatz: den Leser "verhaften" und zur Einladung zu einem Bewerbungsgespräch veranlassen - der Abschluss dieses Schreibens muss ein Bewerbungsgespräch sein |
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Grußformel: |
Mit freundlichen Grüßen, Unterschrift Name |
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Anlage(n): |
Unter dem Begriff Anlagen werden die Beilagen und Dokumente aufgezählt |
Das Anschreiben soll einen ersten Eindruck vom Bewerber vermitteln und darf den Umfang einer DIN-A4-Seite nicht übersteigen. Neben formalen Gepflogenheiten enthält es eine Begründung des Berufswunsches und/oder der Eignung für die Stelle, wobei ein Abgleich zwischen den formulierten Anforderungen der Ausschreibung und dem eigenen Qualifikationsprofil empfohlen wird (Motivation des Bewerbers).
Handelt es sich um eine Kurzbewerbung, wird noch die Qualifikation im Zusammenhang zur beworbenen Stelle erwähnt.
Die ersten Zeilen müssen das Interesse wecken, die letzten Zeilen dienen dazu, den Leser zu verhaften und zur Einladung zu einem Bewerbungsgespräch zu motivieren. Oft wird zur Erstbeurteilung einer Bewerbung nur das Anschreiben gelesen.
Foto
Nur bei wenigen Stellenausschreibungen wird ausdrücklich von der Verwendung eines Fotos abgeraten – ein Bewerbungsfoto ist selten Bedingung, aber ein allgemein akzeptiertes und häufig praktiziertes Mittel der Selbstdarstellung. Der Verzicht auf das Foto würde dabei einer Chancenminderung gleichkommen.
Durch die Übermittlung nonverbaler Informationen soll die Eignung des Bewerbers unterstrichen werden (Beispiel Soft Skills). Nonverbale Informationen können auch mit anderen Mitteln transportiert werden (beispielsweise Arbeitsproben), aber nur ein Portraitfoto besitzt universelle Eigenschaften (passt zu jedem Berufsbild und kann von jedem Bewerber geliefert werden).
Bei der Standardbewerbung wird das Foto rechts oben auf dem Lebenslauf platziert. Um ein einheitliches Erscheinungsbild zu gewährleisten, sollte das Portrait nach links gewandt sein (also in den Lebenslauf zeigen). Bei der Größe empfiehlt sich ungefähr 4,5 x 6,5 cm. Anders sieht es bei der Deckblattgestaltung aus. Hier ist das Foto größer und in der Gestaltung freier. Sowohl die Blickrichtung als auch das Format (Quer, Hochkant,...) können abweichen. Ein gutes Format ist 6 x 9 cm mit einem weißen Schmuckrand.
Wenn im Inserat ein Foto erbeten ist, sollte dies ebenso wie alle anderen Bestandteile des Lebenslaufes zwecks Vollständigkeit dabei sein. Bitte beachten Sie, ein geeignetes Foto zu verwenden, auf welchem Ihr Gesicht gut erkennbar ist. Freizeit-/Urlaubsfotos oder Fotos, auf welchen Sie mit anderen Personen abgebildet sind, sind für einen professionellen Eindruck nicht geeignet.
Eine typische Szene aus der Personalabteilung: Die Personalchefin hat sich einen neuen Schwung von Bewerbungen vorgenommen. Mit dabei: Die Bewerbung mit dem Urlaubsfoto. Der Bewerber in Bermuda-Shorts am Strand auf Mallorca. Dahinter: halbnackte Damen beim Beach-Volleyball. Alles lässt auf einen fröhlichen Urlaub schließen. Aber was hat dieses Foto in einer Bewerbung zu suchen? Gar nichts. Und so landet die ganze Bewerbungsmappe direkt auf dem Absagenstapel. Eine Situation, die sich vermeiden lässt. Wir empfehlen Ihnen, sich unbedingt an gewisse Standards bei der Erstellung und Auswahl Ihres Bewerbungsfotos zu halten.
Der Lebenslauf enthält die biografischen Daten sowie die beruflichen Qualifikationen des Bewerbers. Neben den persönlichen Daten bietet er Informationen über die Ausbildung und den beruflichen Werdegang. Daneben können besondere Qualifikationen (wie Fremdsprachen oder Computerkenntnisse) sowie persönliche Interessen dargestellt sein. Besondere Qualifikationen werden nur angegeben, wenn sie überragend sind, zum Beispiel wenn ein Vorstellungsgespräch in der angegebenen Fremdsprache geführt werden kann. Ansonsten hängen alle besonderen Kenntnisse eng mit dem Anforderungsprofil zusammen. Auch wird der Lebenslauf genutzt, um offensiv mit Lücken im Lebenslauf umzugehen. Redundanzen zu den bereits im Anschreiben genannten Aspekten sollen soweit als möglich vermieden werden.
Wird eine dritte Seite verwendet, werden die besonderen Qualifikationen in dieser beschrieben.
Der Lebenslauf ist meist in Tabellenform aufgebaut (tabellarischer Lebenslauf) und zeigt die Stationen der Ausbildung und der Berufstätigkeit in chronologischer oder umgekehrter Reihenfolge („amerikanische“ Form). In besonderen Fällen kann ein handschriftlicher und/oder ausformulierter Lebenslauf gewünscht sein. Der Lebenslauf ist persönlich zu unterschreiben und mit aktuellem Datum zu versehen.
Dritte Seite
Der Begriff Dritte Seite wird sowohl als formaler Gliederungspunkt in der Reihenfolge Anschreiben, Lebenslauf, dritte Seite und Anhang wie auch als eigenständige inhaltliche Bezeichnung verwendet. Die Dritte Seite ist eine neue Erscheinung, die erst seit den 1990er-Jahren häufiger in Bewerbungen verwendet wird. Sie steht neben Anschreiben und Lebenslauf als weitere Seite zur Darstellung der eigenen Person, Motivation, Qualifikation oder anderer persönlicher Eigenschaften zur Verfügung. Verwendet werden als Überschriften zum Beispiel: „Was Sie noch über mich wissen sollten“ oder „Meine Motivation“.
Die Verwendung der Dritten Seite ist umstritten. Einige Personalverantwortliche sehen sie nicht gerne, weil sie dem Bewerber erlaubt, seine Vorzüge über die üblichen Konventionen hinaus ausführlich darzustellen, was als unfairer Vorteil gegenüber Mitbewerbern bewertet wird. Andere hingegen sehen in der Dritten Seite die Chance, etwas mehr über den Bewerber zu erfahren.
Ursprünglich entstand die Dritte Seite in den USA, wo es unüblich ist, der Bewerbung ein Anschreiben beizufügen. Daher kann es hier durchaus genügen, die Inhalte einer Dritten Seite in einem gut formulierten Anschreiben darzustellen und auf die Dritte Seite zu verzichten.
Kompetenzprofil
Das Kompetenzprofil, auch Qualifikationsprofil genannt, geht einen anderen Weg als die erstgenannte Dritte Seite. Als Ergänzung zum Anschreiben und Lebenslauf gefertigt, stellt es ausschließlich das Fachwissen und die Schlüsselqualifikation mit persönlichen Erfolgen und Verantwortungen thematisch zusammen. Anders als der chronologische Lebenslauf, bietet es dem Personalentscheider den Vorteil die Kompetenzen dem jeweiligen Anforderungsprofil der Aufgabenstellung direkt gegenüberzustellen und dabei alle gleichartigen Erfahrungen auch über mehrere Positionen hinweg inhaltlich zusammenzufassen. Es ist daher für jede Bewerbung individuell zu erstellen.
Die Reihenfolge der Gliederung wird dabei durch die Wichtigkeit der Begriffe oder durch den Aufbau des Stellenangebots bestimmt. Die wesentlichen Gliederungspunkte sind Fachkompetenz, Methodenkompetenz, soziale Kompetenz und persönliche Kompetenz.
Anhang
Im Anhang stellt der Bewerber alle Urkunden zusammen, die für die Qualifikation von Bedeutung sind. Das gilt vor allem für Urkunden, die den Abschluss einer Ausbildung belegen, also vor allem das letzte Schulzeugnis oder die Urkunde, mit der die Berufsausbildung nachgewiesen werden kann. Bewerber mit Berufserfahrung legen alle (oder nur die relevanten) Arbeitszeugnisse bei. Schließlich können weitere Nachweise wie der Führerschein oder ein Sprachdiplom beigefügt sein, wenn das für die Stelle von Bedeutung ist.
Die Urkunden werden nie als Original, aber auch nicht mehr als beglaubigte Kopie versandt. Bei einer elektronischen Bewerbung ist das ohnehin nicht möglich und bei einer schriftlichen Bewerbung schicken Bewerber einfache Fotokopien, wenn nicht ausdrücklich eine andere Form gewünscht ist.
In einer Kurzbewerbung wird der Anhang weggelassen. Zugleich wird deutlich gemacht, dass diese bei Interesse zeitnah zur Verfügung gestellt werden.
Referenzen
Referenzen können die Form von Arbeitsproben (bzw. deren bildliche Darstellung) oder der Benennung von Projekten und Stationen (der eigenen Laufbahn) haben. Ähnlich dem Foto ist eine Referenz selten Bedingung für eine Bewerbung, aber hilfreich bei der Selbstdarstellung. Zum einen kann das Renommee einer früheren Arbeits- oder Ausbildungsstelle von Vorteil sein, zum anderen kann eine Arbeitsprobe die Kompetenz unterstreichen.
Arbeitsproben sind in verschiedensten Berufen möglich. In Medienberufen (Fotos, Filme, Druckerzeugnisse,...) und künstlerische Berufen (Audio, Video,...) ebenso wie im Handwerk (Fotos von Mustern,...) und Berufen aus dem Softwarebereich (Spiel, Datenbank,...).
Bei der Benennung von Projekten und Stationen können diese aufgezählt werden oder in Form von schriftlichen (Teilnahme-) Bestätigungen der Bewerbung beigelegt werden.
Checkliste für eine schriftliche Bewerbung
• Saubere äußere Form (keine Fettflecken, auch keine solchen von Tee, Kaffee oder sonstigen Speisen und Getränken)
• Keine übertriebenen oder mit aller Gewalt lustig wirken sollenden Graphiken auf Deckblättern oder phantasievolle Formulierungen im Text u.dgl.
• Keine bunten Schriftbilder und kein Durcheinander bei der Wahl der Schriftarten (bleiben Sie bei EINER Schriftart und variieren Sie, wenn erforderlich, nur durch unterschiedliche Größe der Schrift, fett oder normal, Kapitälchen, unterstreichen – das gibt Abwechslung genug)
• Wählen Sie die Schrift nicht zu klein, das macht zusätzlich Mühe beim Lesen
• Wählen sie eine klare Schrift (Arial ist nie verkehrt) – verschnörkelte Schriftarten erschweren das Lesen
• Korrekte, vollständige Anschrift des Empfängers (wenn möglich: direkte Adressierung an eine bestimmte Person)
• Korrekte, vollständige Anschrift des Absenders (incl. Telefonnummer und e-mail-Adresse)
• Korrekte Anrede (aufpassen: akademische Titel ausschreiben, bei mehreren nur einen, den höchsten in der Regel)
• Beilagen: in jedem Fall ein tabellarischen Lebenslauf, eventuell zusätzlich Kopien von Ausbildungs- und Dienstzeugnissen, eventuell ein Foto
• Achten Sie darauf, dass Sie genügend Porto bezahlen, es kann Sie Ihre Chance kosten, wenn der Empfänger für Ihre Bewerbung Nachporto bezahlen muss!
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